Klaar voor de toekomst met een nieuw ERP systeem

Hoe vervang je een ERP systeem dat al 25 jaar draait, zonder de dagelijkse werkzaamheden stil te leggen? Voor een toonaangevende organisatie in de automotive sector was dit een complexe uitdaging. Als Data Migration Manager zorgde Next Ground consultant Herman Bouman voor focus, structuur en een helder plan. Lees in deze case study hoe zijn aanpak heeft bijgedragen aan een succesvolle migratie naar een ERP-systeem dat klaar is voor de toekomst.

Het oude ERP-systeem voldeed niet langer aan de behoeften van de organisatie. Om efficiënter te werken en toekomstige uitbreiding en integratie van verschillende automerken mogelijk te maken, was de overstap naar een nieuw systeem noodzakelijk.

De implementatie van het nieuwe ERP-systeem vroeg om een doordachte aanpak, waarbij de nadruk lag op een iteratief proces van leren door te doen. De belangrijkste stappen rondom datamigratie waren:

Uitdagingen identificeren:

• Overzetten van gegevens via een complexe datamigratie.
• Omgaan met problemen zoals ontbrekende of inconsistente data en systeemfouten.

Proces inrichten:

• Valideren, corrigeren en aanpassen van gegevens aan de eisen van het nieuwe systeem.
• Opzetten van een gedetailleerd draaiboek en duidelijke werkstromen.

Testen en verbeteren:

• Uitvoeren van proef migraties om systemen op te bouwen en problemen vroegtijdig te signaleren.
• Iteratieve aanpak toepassen om knelpunten snel op te lossen.

Structuur aanbrengen:

• Coördineren van meerdere trajecten die gelijktijdig liepen.
• Waarborgen van overzicht en controle door middel van een gestructureerd proces.

Het aanbrengen van structuur en het introduceren van de wekelijkse check-ins zorgden voor meer betrokkenheid en focus binnen het project. Herman: “Het werd echt een geheel. Je ziet elkaar, je spreekt elkaar en je begrijpt elkaar beter. Het versterken van de samenwerking was nodig om de deadline van de go-live te halen.”

Het resultaat? De livegang van het nieuwe ERP-systeem heeft een solide basis gelegd die voldoet aan de huidige behoeften en klaar is voor de toevoeging van nieuwe automerken in de toekomst. Het traject gaat verder. Dankzij het draaiboek kan het team nu efficiënt doorbouwen, uitbreidingen doorvoeren en optimalisaties realiseren, waardoor het systeem flexibel blijft voor groei.

Nu het nieuwe systeem draait en de basis is gelegd voor de verdere uitrol naar andere merken, zijn er drie belangrijke lessen geleerd die de organisatie verder zullen helpen in haar digitale transformatie:

1. Structuur biedt houvast: Zorg voor een plan, maar pas dit aan waar nodig. Hoewel het verleidelijk is om alles tot in de puntjes voor te bereiden, is het soms nodig om gewoon te beginnen en aanpassingen te treffen waar nodig.

2. Flexibiliteit is essentieel. Onverwachte obstakels en nieuwe inzichten vragen om aanpassingsvermogen. Wie snel kan schakelen, voorkomt vertragingen.

3. Samenwerking maakt het verschil. De goede afstemming tussen verschillende teams en de gezamenlijke focus op de doelstellingen waren cruciaal voor het succes van het project.