Grip op complexe projectcoördinatie bij De Schatkamer

In 2026 opent Beeld & Geluid de digitale Schatkamer: een publiek toegankelijke portal met unieke archiefbeelden van radio en televisie uit de Nederlandse geschiedenis. Een langgekoesterde droom van directeur Eppo van Nispen tot Sevenaer en een ambitie die verankerd is in het Regeerakkoord van kabinet Rutte IV, ondersteund met een projectsubsidie door het ministerie van OCW. Het project is groot, gelaagd en complex. De opgave: een nieuw digitaal platform realiseren, inclusief ICT-infrastructuur, juridische afspraken over het online toegankelijk maken van duizenden radio en TV programma’s, en een publieksgerichte contentstrategie.

Beeld & Geluid startte het programma met een duidelijke ambitie, maar had behoefte aan structuur en voortgangsmonitoring om het geheel in goede banen te leiden. Next Ground-consultant Claud Klaarmond-Nuus werd in november 2024 ingeschakeld als projectcoördinator. Samen met programmamanager Elles de Koning brengt zij overzicht, structuur en verbinding in het programma.

De Schatkamer bestaat uit drie hoofdcomponenten:

• ICT-infrastructuur: de bouw van een servicelaag en het aanpassen van de onderliggende technische systemen.
• Juridische component: het clearen van rechten voor het online beschikbaar stellen van archiefmateriaal.
• Publiekscomponent: gebruikersonderzoek, marketing en redactie en het realiseren van de webportal.

Binnen deze drie pijlers lopen ca. 75 deelprojecten, deels parallel, deels sequentieel. In totaal zijn er zo’n 70 mensen bij betrokken, verspreid over interne teams, bij leverancier Triple en externe experts.

Als projectcoördinator bewaakt Claud de samenhang tussen alle deelprojecten. Ze focust niet op de inhoud, maar op het proces: wie heeft wie nodig, welke besluiten zijn nodig, wat is de status? Claud introduceerde elementen uit de Obeya-methodiek, waaronder een visueel dashboard waarin duidelijk is welke werkpakketten prioriteit hebben, welke besluiten genomen moeten worden, en waar aandacht nodig is.

De werkwijze van Claud zorgde voor rust en focus binnen het programma. Teams weten beter waar ze aan toe zijn, beslissingen worden sneller genomen, en mensen werken met meer eigenaarschap aan hun doelen.

Projectcoördinatie draait op inhoud en techniek, maar het succes is voor een groot deel te danken aan de menselijke kant. Claud brengt niet alleen structuur, maar ook empathie. Ze is zichtbaar, luistert, en helpt mensen zelf tot inzichten te komen.

De grootste winst? Het programma loopt. Tot op heden zonder grote incidenten, mét voortgang en betrokkenheid. Beeld & Geluid ervaart dat gestructureerd samenwerken in een complexe matrixorganisatie niet alleen mogelijk, maar ook prettig is. Claud: “Ik ben trots dat er rust in het programma is. Dat mensen met de juiste dingen bezig zijn. En dat ik ze met elkaar kan verbinden.”

De aanpak is ook breder toepasbaar. Binnen Beeld & Geluid groeit het besef dat projectmatig werken met duidelijke rollen en besluitvormingsprocessen leidt tot meer grip op de voortgang en op de kwaliteit van het werk. De werkwijze van Next Ground – voordoen, meedoen, zelf doen – zorgt voor duurzame overdracht van kennis en methodiek.

1. Structuur is voorwaarde voor voortgang – Met overzicht, rolhelderheid en de besluitvorming op orde, ontstaat rust.
2. Projectdruk vraagt om transparantie – Maak zichtbaar wanneer iets moet gebeuren, en waarom. Dat vergroot urgentiebesef.
3. Empathie versterkt samenwerking – Luisteren, begeleiden en verbinden maakt samenwerking effectiever.
4. Schaalbare werkwijze werkt – De gekozen aanpak kan ook werken voor andere projecten binnen de organisatie.
5. Samenwerken is mensenwerk – Succes hangt niet alleen af van methodes, maar van persoonlijkheid, inzet en vertrouwen.

De Schatkamer laat zien dat digitale transformatie niet alleen draait om technologie, maar vooral om mensen. En met de juiste aanpak breng je die twee werelden samen.