Grip op consentmanagement bij Olympia

Als toonaangevend uitzendbureau werkt Olympia dagelijks met duizenden kandidaten en klanten. In een wereld waarin privacywetgeving steeds strenger wordt, is het correct vastleggen van toestemming (consent) voor gegevensverwerking essentieel. Maar hoe pak je zo’n complex traject aan, waarbij zowel juridische compliance als toekomstige marketingambities samenkomen? Olympia stond voor de uitdaging om consentmanagement niet alleen technisch te implementeren, maar ook organisatiebreed te verankeren. Met hulp van Next Ground-consultant Henriëtte Eijsenring werd dit traject succesvol gerealiseerd.

De aanleiding voor het project was helder: voldoen aan de privacywetgeving. Maar voor Olympia was dit slechts het begin. Met een focus op digitalisering en innovatie streeft Olympia naar een toekomstbestendige dienstverlening waarin de kandidaat centraal staat.

“We wisten dat we iets moesten doen vanwege de wetgeving, maar we zagen het ook als belangrijke stap naar een 360-graden kandidaatbeeld. Gepersonaliseerd contact met kandidaten vereist goed databeheer. Maar hoe begin je aan zoiets groots? Next Ground hielp ons om daar concreet en gestructureerd richting aan te geven.”

Gabriella Serreli – Chief Digital & Strategy Officer bij Olympia

Henriëtte Eijsenring trad aan als projectleider namens Next Ground. Haar aanpak kenmerkte zich door:

• Projectmatige structuur: Heldere planning, betrokkenheid van alle relevante stakeholders en strakke voortgangsbewaking.
• Inhoudelijke verdieping: Naast projectmanagement verdiepte Henriëtte zich in de inhoud, wat leidde tot meer acceptatie binnen de organisatie.
• Businessfocus: Door continu de businesswaarde centraal te stellen, ontstond een holistische kijk op het project.

Als een van de 130 Olympia-vestigingen een bulkmailing wil versturen, mag dat alleen naar kandidaten en uitzendkrachten die daar vooraf expliciet toestemming voor hebben gegeven. Het consentmanagementsysteem dat onder aansturing van Henriette is ontwikkeld, houdt deze toestemming automatisch up-to-date via integraties met de Olympia-app en het Applicant Tracking System. Vestigingen kunnen nu een verzendlijst aanvragen die op voorhand is gecontroleerd op geldige consent.

Dankzij deze aanpak heeft Olympia nu:

• Een werkend consentmanagementsysteem: Waar eerdere consent-trajecten niet van de grond kwamen, is het nu wél gelukt om een goed werkende oplossing op te leveren – overgedragen aan beheer en volledig ingeregeld.
• Betere samenwerking tussen IT en business: Door vanaf het begin mensen uit beide domeinen te betrekken, is er meer begrip en eigenaarschap ontstaan.
• Basis voor verdere digitalisering: Het project vormt de eerste stap richting gepersonaliseerde communicatie en een 360-graden kandidaatbeeld.

De samenwerking met Henriette van Next Ground heeft Olympia waardevolle inzichten opgeleverd:

• Het belang van een projectleider op het snijvlak van business en IT: Externe expertise loont, zeker bij multidisciplinaire projecten.
• Heldere kaders zorgen voor richting: Een projectteam dat werkt binnen duidelijke afspraken en afgebakende scope, levert sneller en consistenter op, en voorkomt verrassingen tijdens het proces.
• Samenwerking is mensenwerk: Succes hangt niet alleen af van methodes, maar vooral van persoonlijkheid en vertrouwen. Luisteren, begeleiden en verbinden maakt samenwerking effectiever.