Klaar voor de toekomst met het abonnementensysteem

WPG Media is onderdeel van WPG Uitgevers, samen met de educatieve uitgeverij Zwijsen en de boekenuitgevers A.W. Bruna, De Bezige Bij en Kindermedia. Het verhaal van WPG Media kent zijn oorsprong in het oud-verzetsblad Vrij Nederland. Jarenlange ervaring en een liefde voor verhalen heeft ervoor gezorgd dat WPG Uitgevers is uitgegroeid tot een toonaangevend mediabedrijf. Voor de komende jaren beoogt WPG Media verder te ontwikkelen naar het mediabedrijf van de toekomst. Ondernemend, innovatief en datagedreven met een wendbare organisatie.

Al langere tijd was WPG Media op zoek naar een nieuw abonnementensysteem. Een systeem dat past bij de veranderende proposities. Ook waren er technische redenen die maakten dat het oude systeem vervangen moest worden. Onze collega Marius van Dam en Jaap André (van partnerbureau Wave5) gingen aan de slag met de inventarisatie en het ontwerp. Niet veel later startte collega Elles de Koning een vendorselectietraject op.

Hoewel het zelfontwikkelde systeem ABOS-LAVA robuust en betrouwbaar is gebleken, was WPG Media al langer op zoek naar een alternatief. ABOS-LAVA is een monolitisch systeem, het is CRM, ERP en campagne management tool in één. De behoefte aan een systeem dat wendbaarder is bij het testen van nieuwe businessconcepten nam toe naarmate ook het productenportfolio veranderde. Minder traditionele tijdschriften en meer digitale platforms en gecombineerde aanbiedingen van print en digitaal. Deze proposities vragen om meer flexibiliteit. Daarnaast waren er ook steeds dwingender wordende technische redenen om het oude systeem te vervangen.

De eerste stap was het inventariseren van de behoeftes van alle gebruikers van het systeem. Van de marketeers tot de medewerkers van Finance, iedereen werd gehoord tijdens een aantal workshops die werden gefaciliteerd door onze collega Marius van Dam en Jaap André. Het resultaat was een flinke featurelijst met daarin alle wensen en eisen en gecategoriseerd volgens het MosCoW principe. Hierdoor werd duidelijk welke musthaves, should haves, could haves en would haves de lijst bevat en dat was richtinggevend in de zoektocht naar het nieuwe systeem. Vervolgens maakte collega Bart Opstal een ontwerp voor de gewenste IT-architectuur. In dit ontwerp werd ABOS-LAVA ontvlochten naar een modulair IT-landschap volgens de huidige common practices met een CRM, ERP en een subscription engine voor de specifieke abonnementenbeheer functionaliteiten. Een duidelijke stip op de horizon die nog wel behoorlijk ver af stond van de huidige situatie.

In december 2021 werd op advies van Next Ground door de Stuurgroep besloten om een abonnementensysteem te vinden dat past in de nieuwe IT-visie en aansluit bij de behoeften uit de featurelijst. De opdracht voor deze zoektocht en de daaropvolgende implementatie werd door WPG Media verleend aan Next Ground. Vanwege haar kennis en ervaring met dit soort trajecten werd Elles de Koning ingezet als project manager door Next Ground. Samen met Jaap André als business analist startte zij een vendorselectietraject op, waarbij de featurelijst en de architectuurplaat uit het voorgaande traject het startpunt vormden.

Uit een long list werden zes leveranciers van abonnementensystemen uit binnen- en buitenland geselecteerd. Zij ontvingen een RFI met de nodige informatie en context. Na een eerste selectie bleven drie leveranciers en systemen over waarmee een RFP-traject werd opgestart.

De stip op de horizon was dermate uniek, dat er geen gebaande paden -ook niet bij andere uitgevers-te bewandelen waren. In dit RFP-traject is dan ook een grondige analyse gemaakt over welke impact de pakketkeuze en het bijbehorende implementatietraject op de organisatie zouden hebben. Hiervoor zijn verschillende methodes en technieken ingezet. Een SWOT-analyse op de mogelijke implementatiescenario’s en ook Use casesessies en implementatiestrategiesessies met de drie leveranciers. Daarnaast zijn referentiegesprekken gevoerd met een aantal bestaande klanten van de leveranciers.

Tijdens dit traject werd duidelijk dat de nieuwe leverancier ook een flexibele en betrouwbare partner voor de toekomst dient te zijn. WPG Media gaat namelijk niet alleen het abonnementensysteem vervangen, maar het hele concern gaat bewegen richting een IT-landschap waarin Microsoft Dynamics een centrale plaats inneemt voor CRM en ERP. Deze transitie vraagt om een wendbare partner die bereid is mee te denken bij de uitdagingen die zich de komende jaren zullen voordoen.

Tijdens het intensieve RFP-traject ontstond er consensus binnen het projectteam over de beste combinatie van een implementatiestrategie en een pakket voor WPG Media. Hierdoor was het mogelijk om een eenduidig advies te geven aan de stuurgroep: het pakket Zeno van leverancier Socho IT uit Huizen. Een Nederlandse partij met een bewezen trackrecord en een groot klantenbestand binnen de Nederlandse uitgeverswereld. Socho IT heeft daarnaast ook al ervaring met Dynamics integraties bij Mediahuis bv., dat was een grote pré.

WPG Media was zich al eerder aan het oriënteren op alternatieven voor het abonnementensysteem. Trajecten die tot dusver niet hadden geleid tot echte keuzes. Door samen met Next Ground de diepte in te gaan op de échte behoeftes van de business werd samen met IT een goede basis gelegd voor de zoektocht. We brachten het project in een stroomversnelling en door de grondige aanpak van het RFP-traject ontstond een gezamenlijk beeld binnen de organisatie over welke keuze de beste was voor WPG Media.

Corine d’Haans, directeur WPG Media, werkt samen met haar team aan de toekomstbestendigheid van het bedrijf. Zij was de opdrachtgever voor deze samenwerking. Over de inzet van Next Ground zegt zij:

“Vanaf het eerste moment klikte het tussen WPG Media en Next Ground. Professioneel gezien, maar ook op het persoonlijke vlak; het hele proces klopte. Na het prettige startgesprek met Tijmen Pardijs gingen Jaap en Marius kordaat aan de slag met het in kaart brengen van de requirements. Het hele proces zetten zij op en namen daarbij heel veel werk voor mij uit handen. Hierna ging Elles op zoek naar een nieuwe partij met als resultaat een CRM-systeem waarmee we weer jaren voort kunnen. Daarmee heeft de samenwerking met Next Ground direct bijgedragen aan onze ambitie om ons te ontwikkelen naar een mediabedrijf van de toekomst. Bovendien hebben we met Elles, die nu bij ons in dienst is, een fijne nieuwe collega erbij die in de toekomst soortgelijke processen gaat begeleiden.”